Datenschutzerklärung

1. Verantwortliche & Kontakt

Für FLAYTEX INTRA unter intra.flaytex.com sind gemeinsam verantwortlich:

Du kannst Datenschutzanliegen und deine Rechte gegenüber jedem der beiden Verantwortlichen geltend machen. Anfragen zum gemeinsamen Betrieb werden untereinander abgestimmt. Für die Verarbeitung innerhalb eigenständiger Dienste wie Google oder Discord gelten zusätzlich deren Datenschutzinformationen.

2. Wofür INTRA da ist

INTRA unterstützt die Zusammenarbeit im FLAYTEX-Team: Projekte, Aufgaben, Kundenkontakte, Dateien, Kommunikation, Kalender, Zugriffsverwaltung und Sicherheitsfunktionen. Je nach Freigabe kommen Webmail, Discord-Support oder verbundene Anwendungen hinzu. Diese Erklärung gilt für INTRA, nicht pauschal für andere Angebote der Verantwortlichen.

Ein internes Konto wird durch das berechtigte Team bereitgestellt. Welche Bereiche und Inhalte du nutzen kannst, hängt von deinen Rollen, Projektzuordnungen und Freigaben ab.

3. Welche Daten wir verarbeiten

• Konto & Team: Name, Benutzername, E-Mail-Adresse, gegebenenfalls Jobtitel, Profilbild, interne Kennung, Rollen, Berechtigungen und persönliche Einstellungen.
• Zusammenarbeit: von dir oder berechtigten Personen hinterlegte Projekt-, Aufgaben- und Kundendaten, Termine, Dateien, Kommentare und Nachrichten sowie Bearbeitungs- und Zuordnungsinformationen.
• Sicherheit: Passwortprüfwerte statt Klartextpasswörtern, Sitzungskennungen, Geräte- und Browserinformationen, Anmelde- und Aktivitätszeitpunkte sowie sicherheitsrelevante Änderungen.
• Optionale Funktionen: Kalenderdaten und Verbindungsberechtigungen, Discord-Profildaten, Ticket-Eckdaten und interne Notizen, E-Mail-Inhalte sowie von dir im Sicherheitscenter hinterlegte Geheimnisse.

Projekt- oder Kontaktdaten können auch von anderen Teammitgliedern oder Geschäftspartnern stammen. Verarbeite personenbezogene Daten Dritter nur, wenn du dazu berechtigt bist.

4. Zwecke & Rechtsgrundlagen

Wir verwenden Daten für Kontobetrieb, Zusammenarbeit und die vereinbarten Leistungen. Grundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit dies für dein Vertragsverhältnis erforderlich ist; andernfalls unser berechtigtes Interesse an geregelter Teamarbeit und sicherem Betrieb nach lit. f. Gesetzlich erforderliche Verarbeitung beruht auf lit. c.

Freiwillige Kontoverknüpfungen und deren freigegebener Datenzugriff erfolgen mit deiner Einwilligung nach lit. a. Du kannst sie für die Zukunft widerrufen. Ohne Verknüpfung bleibt INTRA nutzbar; lediglich die betreffende Integration entfällt. Erforderliche Kontodaten sind Voraussetzung für den internen Zugang.

5. Google Kalender

Die Google-Verknüpfung ist eine optionale Kalenderfunktion und keine Voraussetzung für die Anmeldung bei INTRA. Du startest sie selbst unter Einstellungen → Verknüpfungen. Die Anmeldung und Freigabe erfolgen bei Google; dein Google-Passwort wird INTRA dabei nicht übermittelt.

Zugriff und Daten

INTRA erhält deine Google-E-Mail-Adresse zur Zuordnung des verbundenen Kontos und liest die Kalenderliste mit Kalendernamen, Kennungen und Zugriffsrollen. Für den gewählten Kalender verarbeitet INTRA Terminüberschriften, Beginn, Ende, Ganztagsangaben, Beschreibungen, Orte sowie technische Termin- und Synchronisationskennungen. Serientermine werden für die Darstellung in einzelne Vorkommen aufgelöst.

Die angefragten Berechtigungen sind userinfo.email, calendar.calendarlist.readonly und calendar.events (jeweils Google-API-Berechtigungen). Sie ermöglichen die Kontozuordnung, die Kalenderauswahl und das Lesen, Erstellen, Bearbeiten und Löschen von Terminen. Die Ereignisberechtigung ist technisch weiter gefasst als die Auswahl im Portal; der INTRA-Abgleich nutzt den von dir ausgewählten Kalender. Es werden dafür keine Gmail-, Drive- oder Kontakte-Berechtigungen angefordert.

Was synchronisiert wird

Nach der Google-Freigabe wählst du einen beschreibbaren Kalender und bestätigst den Abgleich ausdrücklich. Erst dann werden dessen Termine mit deinem persönlichen INTRA-Kalender in beide Richtungen abgeglichen. Auch Änderungen und Löschungen können auf die jeweils andere Seite übertragen werden. Teamkalender und Projektfristen werden nicht automatisch exportiert.

Mehrere Verbindungen: Aktivierst du weitere Synchronisationsziele, etwa iCloud oder CalDAV, gleichen diese denselben persönlichen INTRA-Kalender ab. Dadurch können auch aus Google übernommene Termininhalte an die von dir zusätzlich freigegebenen Anbieter übertragen werden. Prüfe deshalb vor der Aktivierung jedes Ziel und dessen Zugriffsrechte. Einladungen oder Freigaben im externen Kalender können dort zusätzliche Empfänger haben.

Speicherung und Grenzen der Nutzung

Zugriffs- und Erneuerungstoken werden serverseitig verschlüsselt gespeichert. INTRA speichert übernommene Termine, Verbindungszuordnung und technische Abgleichdaten; bei Konflikten vorübergehend beide Fassungen. Google-Daten dienen ausschließlich der sichtbaren Kalenderfunktion. Sie werden weder verkauft noch für Werbung, Kreditwürdigkeitsprüfungen oder das Training allgemeiner KI-Modelle verwendet.

Die Verwendung und Weitergabe von über Google-APIs erhaltenen Daten richtet sich nach der Google API Services User Data Policy, einschließlich ihrer Limited-Use-Vorgaben. Menschliche Einsicht erfolgt nur mit deiner ausdrücklichen Zustimmung zu konkreten Daten oder soweit zur Sicherheitsprüfung beziehungsweise gesetzlich erforderlich. Freigegebene technische Dienstleister verarbeiten Daten nur für den Betrieb der Funktion.

Widerruf und Löschung

Mit Trennen an der Verbindung beendest du den Abgleich und entfernst die im aktiven System gespeicherten Zugangstoken. Zusätzlich kannst du INTRAs Zugriff in den Verbindungen deines Google-Kontos widerrufen.

Bereits synchronisierte Termine bleiben beim Trennen in INTRA und bei Google erhalten. Zum Entfernen der INTRA-Kopien trenne zuerst die Verbindung und lösche anschließend die betreffenden persönlichen Termine oder wende dich an einen der oben genannten Kontakte. Solange die Synchronisation aktiv ist, kann eine Terminlöschung auch zum verbundenen Kalender übertragen werden. Daten beim Anbieter verwaltest du zusätzlich dort; Sicherungskopien werden nicht sofort durch eine Trennung gelöscht.

Weitere Informationen zur eigenständigen Verarbeitung durch Google: Google-Datenschutzerklärung.

6. Weitere Kalenderverbindungen

Bei iCloud und anderen CalDAV-Diensten werden die von dir angegebenen Konto-, Server- und kalenderbezogenen Zugangsdaten verschlüsselt auf dem Server abgelegt. Verwende dafür ein anwendungsspezifisches Passwort, wenn dein Anbieter dies unterstützt. Bei freigeschalteter Microsoft-Verknüpfung werden entsprechende OAuth-Token genutzt. Der Abgleich beginnt erst nach Auswahl und Bestätigung des Zielkalenders.

iCalendar-Web-Feeds werden anhand der von dir angegebenen Adresse regelmäßig gelesen. Sie sind nur lesbar und keine Zwei-Wege-Synchronisation. Private Feed-Adressen können selbst eine Zugriffsberechtigung enthalten und sind vertraulich zu behandeln. Für Inhalte, Konten und gegebenenfalls deren Empfänger gelten zusätzlich die Bedingungen des jeweiligen Anbieters.

7. Kommunikation, Discord & verbundene Apps

Discord: Bei der freiwilligen Verknüpfung werden Discord-Kennung, Benutzer-/Anzeigename und Avatar für die Kontozuordnung und berechtigten Supportzugriff verarbeitet. Support-Nachrichtenverläufe werden aus Discord geladen, nicht als dauerhafter Nachrichtenverlauf im Portal gespeichert. Kurzzeitige Verarbeitung im Arbeitsspeicher ist für die Anzeige erforderlich. Ticket-Eckdaten, Zuständigkeiten, Bewertungen und verschlüsselte interne Notizen liegen im Portal. Die Sichtbarkeit richtet sich nach Thread- und Rollenrechten; öffentliche Feature-Requests sind für die Community sichtbar. Es gilt zusätzlich die Datenschutzerklärung von Discord.

Webmail: Bei freigegebenen Postfächern verarbeitet INTRA Adressen, Berechtigungen, Nachrichten, Anhänge und Signaturen für Anzeige und Versand. Zugriff erhalten die dem Postfach zugewiesenen Personen nach ihren Rechten; E-Mails werden an die von dir gewählten Empfänger übermittelt.

FLAYTEX Login: Mit einer freigegebenen Anwendung werden nur die ihr zugeordneten Profil- und Berechtigungsangaben geteilt, beispielsweise Name, E-Mail-Adresse, Benutzerkennung und Zugriffsrechte. Die eigenständige Anwendung ist für ihre weitere Verarbeitung verantwortlich. Zugänge lassen sich verwalten und beenden.

8. Website, Geräte & lokale Einstellungen

Beim Seitenaufruf verarbeiten die beteiligten Server technisch notwendige Verbindungsdaten, insbesondere IP-Adresse, Zeitpunkt, angeforderte Adresse, Antwortstatus und Browserinformationen. Dies dient Auslieferung, Fehlerbehebung und Missbrauchsschutz. Sicherheitsrelevante Daten können bei einem konkreten Vorfall zur Untersuchung erforderlich sein.

Dem Angebot ist der Dienst Cloudflare (Cloudflare, Inc.) für die sichere Auslieferung und den Schutz der Infrastruktur vorgeschaltet. Anfragen laufen deshalb zunächst über dessen globales Netzwerk; dabei werden insbesondere IP-Adresse und HTTP-Verbindungsdaten verarbeitet. Der Browser kann außerdem technische Netzwerkfehler an Cloudflare melden. Dies dient dem sicheren und zuverlässigen Betrieb auf Grundlage unseres berechtigten Interesses. Weitere Informationen: Cloudflare-Datenschutzerklärung. Bei Drittlandübermittlungen gelten die Hinweise in Abschnitt 9.

Für die Anmeldung wird ein technisch notwendiges Sitzungscookie verwendet. Oberflächeneinstellungen wie Farbschema, Ansicht oder Filter werden lokal im Browser gespeichert. Diese Funktionen dienen dem gewünschten Zugang und der Bedienung (§ 25 Abs. 2 TDDDG). Die öffentlichen Rechtstextseiten benötigen weder Anmeldung noch eigene Cookies. Hier werden keine Werbe- oder Analyse-Tracker eingebunden; Schrift und Grafiken werden vom eigenen Angebot geladen.

In der Geräteübersicht erscheinen Browser, Betriebssystem, Aktivitätszeitpunkte, eine gekürzte IP-Darstellung und gegebenenfalls ein ungefährer Ort. Die Ortszuordnung erfolgt anhand einer lokalen IP-Datenbank, nicht per GPS und nicht durch Übermittlung deiner IP-Adresse an einen externen Ortungsdienst. Sie kann ungenau sein.

9. Wer Zugriff erhält

Innerhalb von FLAYTEX erhalten nur entsprechend berechtigte Personen Zugriff, etwa zuständige Projektteams, Supportmitglieder oder Administratoren. Persönliche Inhalte sind nicht allein durch ihre Speicherung öffentlich. Für technische Verwaltung gelten die dafür notwendigen Zugriffsrechte; auch Administratorzugriffe müssen zweckgebunden sein. Für Google-Daten gelten zusätzlich die strengeren Grenzen aus Abschnitt 5.

Für Hosting, technischen Betrieb und E-Mail-Zustellung können beauftragte Dienstleister Daten verarbeiten. Soweit sie als Auftragsverarbeiter tätig sind, erfolgt dies auf Grundlage entsprechender Verträge und Weisungen. Weitere Empfänger entstehen durch von dir aktivierte Integrationen, bewusst gewählte E-Mail-Empfänger oder freigegebene Inhalte. Eine Weitergabe kann außerdem aufgrund gesetzlicher Verpflichtungen oder zur Abwehr konkreter Sicherheitsvorfälle erforderlich sein.

Bei externen Diensten kann eine Verarbeitung außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums stattfinden. Für solche Übermittlungen sind die Voraussetzungen der Art. 44 ff. DSGVO maßgeblich, etwa ein anwendbarer Angemessenheitsbeschluss oder geeignete Garantien. Informationen zur Verarbeitung und den Transfermechanismen des jeweils gewählten Dienstes findest du in dessen Datenschutzinformationen. Auskunft zu Empfängern und eingesetzten Garantien erhältst du über die oben genannten Kontakte.

10. Schutz deiner Daten

INTRA nutzt verschlüsselte Übertragung, rollenbasierte Zugriffskontrollen und geschützte Sitzungen. Integrationszugänge, interne Notizen und Inhalte des Sicherheitscenters werden serverseitig verschlüsselt gespeichert. Das ist keine Zusage einer Ende-zu-Ende-Verschlüsselung. Passwörter und Geheimnisse werden nicht als Inhalte des Audit-Logs angezeigt.

Bitte schütze dein Konto, deine Portal-PIN, Wiederherstellungsinformationen und verbundene Konten. Sende keine Passwörter oder Zugangstoken über Projektchats oder Support-Nachrichten. Melde einen vermuteten Fremdzugriff unmittelbar an einen der oben genannten Kontakte.

11. Speicherdauer & Löschen

Konto- und Arbeitsdaten bleiben erhalten, solange sie für den Zugang, die Zusammenarbeit oder die betreffende Geschäftsbeziehung erforderlich sind. Danach werden sie gelöscht oder anonymisiert, soweit keine gesetzlichen Pflichten oder berechtigten Nachweis- und Sicherheitsinteressen entgegenstehen. Eine Kontosperre ist nicht automatisch eine vollständige Löschung aller Projekt- oder Geschäftsunterlagen.

• Audit-Log: Das System berücksichtigt Einträge der letzten 180 Tage, begrenzt auf 5.000 Einträge. Es erfasst ausgewählte Änderungen und handelnde Personen, keine Klartextpasswörter.
• Projekt-Wiederherstellung: Gelöschte Projekte können für bis zu 30 Tage als Wiederherstellungsdaten verfügbar sein.
• Kalender: Zugangstoken werden beim Trennen aus der aktiven Verbindung entfernt. Übernommene Termine bleiben bestehen, bis sie gesondert gelöscht werden. Konfliktdaten dienen der Klärung des Abgleichs.
• Discord: Verlauf und dessen Aufbewahrung liegen bei Discord. Wird der Ticket-Thread gelöscht, werden die zugehörigen Portal-Eckdaten und internen Notizen entfernt; ein inhaltsfreier technischer Löschvermerk kann verbleiben.
• Sicherungen: Zeitlich begrenzte Betriebssicherungen können gelöschte Daten noch enthalten. Sie sind nicht Teil der regulären Nutzung. Gesetzlich erforderliche Geschäftsunterlagen und zur Rechtsverteidigung notwendige Informationen können gesondert länger aufzubewahren sein.

Für Auskunft, Export oder Löschung wende dich an einen der Verantwortlichen. Eine Anfrage kann auch Daten betreffen, die andere Personen über dich in INTRA hinterlegt haben. Daten beim jeweiligen externen Anbieter musst du gegebenenfalls zusätzlich dort entfernen lassen.

12. Deine Rechte

Nach Maßgabe der DSGVO hast du Rechte auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung und Datenübertragbarkeit. Einwilligungen kannst du jederzeit für die Zukunft widerrufen; die bisherige rechtmäßige Verarbeitung bleibt davon unberührt.

Widerspruch: Gegen eine auf berechtigte Interessen gestützte Verarbeitung kannst du aus Gründen deiner besonderen Situation widersprechen. Wende dich dazu an einen der beiden Kontakte in Abschnitt 1.

Du kannst dich außerdem bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde beschweren, insbesondere an deinem Aufenthalts- oder Arbeitsort: beispielsweise bei der österreichischen Datenschutzbehörde oder der niedersächsischen Datenschutzaufsicht.

INTRA trifft keine ausschließlich automatisierten Entscheidungen mit rechtlicher oder vergleichbar erheblicher Wirkung über dich. Berechtigungsprüfungen regeln den technischen Zugang.

13. Änderungen dieser Erklärung

Diese Erklärung beschreibt den hier genannten Stand von INTRA. Ändern sich Funktionen oder Datenverwendungen wesentlich, aktualisieren wir die Informationen. Neue einwilligungsbedürftige Verwendungen werden nicht allein durch eine Textänderung freigegeben.